Règlement intérieur de la location de la salle de la mairie

(ADOPTE PAR LA DELIBERATION DU CONSEIL MUNICIPAL DU 19 NOVEMBRE 2018)

PREAMBULE
Les dispositions du présent règlement sont prises en application des articles L 2212-2 et suivants du Code des Collectivités Territoriales. Dans ce cadre, la municipalité se réserve le droit de refuser une location pour toute manifestation susceptible de troubler l'ordre public.
Cette salle est gérée et entretenue par la Commune avec pour objectif la mise à disposition d'un lieu de rencontre et de rassemblement permettant réunions et autres manifestations.
Ce présent règlement ne concerne que l'occupation occasionnelle des locaux.

ARTICLE 1 : LES BENEFICIAIRES
Cette salle est réservée uniquement aux habitants domiciliés dans la commune.

ARTICLE 2 : LES CONDITIONS DE LOCATION
La demande devra être faite au moins 15 jours avant l'évènement auprès du régisseur aux heures de permanences habituelles.
La réservation ne sera acquise, sauf annulation par nécessité, qu'après constitution du dossier à savoir :
- Le contrat dûment signé par les deux parties
- Le règlement intérieur dûment signé par le bénéficiaire
- Acompte fixé par délibération du Conseil Municipal
- Versement de deux chèques de caution
- Attestation d'assurance couvrant les sinistres éventuels causés par le locataire dans la salle

La signature du règlement suppose que le bénéficiaire en ait bien pris connaissance, et s'engage, lui ou la personne morale dont il est le représentant, à en respecter strictement les dispositions.

ARTICLE 3 : LES CONDITIONS FINANCIERES
Une délibération du Conseil Municipal fixe les tarifs de location ainsi que le montant des différentes cautions.

L'ACOMPTE
Un acompte de 50 % sera demandé au moment de la constitution du dossier d'inscription.
Cet acompte sera encaissé.
En cas de désistement, le demandeur est tenu d'informer par écrit le secrétariat de Mairie la semaine précèdent l'évènement.
L'acompte pourra être restitué pour un motif pouvant être justifié (maladie etc....) Le paiement du solde sera demandé à la remise des clés.

LES CAUTIONS
Afin de responsabiliser le bénéficiaire de la location, deux cautions seront exigées. Elles seront remises personnellement sous forme de deux chèques émis par le demandeur, résidant à Vandeuil. Celles-ci constituent une avance sur les frais de remise en état et le nettoyage dont la totalité sera supportée par l'utilisateur, l'état des lieux servant de base de chiffrage des réparations éventuelles par les agents communaux ou une entreprise extérieure.
La première caution d'un montant de 1 200 euros garantira les dégradations du matériel et des locaux. Cette caution, en cas de dégradation constatée ne sera restituée qu'après paiement par le bénéficiaire de l'intégralité des dommages éventuels.
Si les dégradations dépassaient le montant de la caution, la Commune se réserve le droit de poursuivre le bénéficiaire pour le solde restant dû.
Si aucun dommage n'a été constaté, le chèque de caution de 1 200 € sera restitué à l'utilisateur.

La seconde caution, d'un montant de 80 € est destinée à couvrir les frais de nettoyage en cas de défaut de cette prestation par l'utilisateur.

EXEMPLES DE DEGRADATION
- Dégradations et salissures des locaux, du mobilier ou des équipements.
- Dégradations des abords et des équipements intérieurs et extérieurs.
- Mise hors service du matériel électro-ménager.
- Nettoyage non effectué. Celui-ci comprend la salle annexe avec évier, la salle principale, les abords (parkings), le hall et les toilettes.

ARTICLE 4 : RANGEMENT ET NETTOYAGE

MOBILIER : TABLES ET CHAISES : Les tables et chaises devront être rendues propres.
En cas de détérioration des tables ou chaises, celles-ci seront facturées.
- 100 euros pour une table
- 25 euros pour une chaise

ELECTRO-MENAGER, LAVABO, W.C., EVIER, RANGEMENT :
Ils doivent être nettoyés et en parfait état de fonctionnement au moment de l'état des lieux.

LA SALLE :
Le bénéficiaire devra procéder au rangement et au nettoyage du sol.

LES ABORDS :
Le nettoyage des abords est à la charge du bénéficiaire (ramassage des papiers, bouteilles, mégots etc....)

POUBELLES :
Les ordures doivent être triées et déposées dans les containers ou poubelles prévus à ces effets, situés à l'extérieur de la salle.

ARTICLE 5 : LES CONDITIONS D'UTILISATION

LA RESPONSABILITE DU BENEFICIAIRE :
Pendant la location, la présence du bénéficiaire dans la salle est requise. Il prend les dispositions de surveillance et de protection nécessaires. La Commune décline toute responsabilité en cas de vol. Le bénéficiaire se doit de respecter les conditions de propreté, heure limite (nuisances sonores pour le voisinage) et le nombre maximal de personnes admises, tels qu'ils sont indiquées dans le contrat de location.
En cas de manquement, de tapage nocturne, la responsabilité personnelle du bénéficiaire est engagée.

LA SECURITE :
D'une manière générale, le bénéficiaire interdit toute activité dangereuse, et respecte les dispositions légales d'hygiène et de sécurité en particulier :
- La circulation des utilisateurs ne doit pas être gênée aux abords, à l'intérieur de la salle et à proximité des issues de secours.
- Les installations techniques de chauffage, ventilation, éclairage électrique ne doivent pas être modifiées.

AUCUNE DECORATION NE DEVRA ETRE APPOSEE SUR LES MURS. IL EST D'AUTRE PART FORMELLEMENT INTERDIT DE PLANTER DES CLOUS (PUNAISES), DE PERCER, D'AGRAFER, DE COLLER DANS QUEL QU'ENDROIT DE LA SALLE ET DE SES DEPENDANCES
Les objets apportés par le bénéficiaire devront être retirés de la salle à la restitution de celle-ci.

EN CAS DE SINISTRE, LE BENEFICIAIRE DOIT OBLIGATOIREMENT :
- PRENDRE TOUTES LES MESURES NECESSAIRES POUR EVITER LA PANIQUE
- ASSURER LA SECURITE DES PERSONNES
- OUVRIR LES PORTES DONNANT SUR L'EXTERIEUR
- ALERTER LES POMPIERS (18) LE SAMU (15)
- ALERTER LE MAIRE OU SES ADJOINTS

De plus le bénéficiaire se doit d'éviter toutes nuisances sonores pour les riverains de la salle. Tout débranchement du limiteur de son est interdit.
Il garantit l'ordre public sur place, aux abords de la salle et sur le parking.
Il interdit les cris et tout dispositif bruyant (pétards, klaxon etc....)
Il est en outre rappelé qu'il est interdit de fumer dans les lieux publics, que les dispositions relatives à l'ivresse publique sont applicables, notamment l'interdiction de vendre des boissons alcoolisées aux mineurs de moins de 16 ans, que l'accès aux équipements est interdit aux personnes en état d'ébriété.

LA PROPRETE :
Le nettoyage de la salle, des annexes, de son matériel et de ses abords sont à la charge du bénéficiaire. Si le lieu n'est pas rendu dans un état satisfaisant, il sera notifié dans l'état des lieux et la Commune pourra faire procéder à un nettoyage aux frais du bénéficiaire, par l'intermédiaire de la caution.
Le matériel abîmé sera mis de côté pour l'état des lieux et sera facturé au locataire.

FERMETURE DES LIEUX :
Avant de quitter les lieux, le bénéficiaire s'assure de l'absence de risque d'incendie, d'inondation ou d'intrusions.
Il procède à un contrôle de la salle, de ses abords et vérifie en particulier que les lumières soient éteintes, les robinetteries fermées.
Les ordures doivent être triées et déposées dans les containers ou poubelles prévus à cet effet, situés à l'extérieur de la salle.

L'ETAT DES LIEUX ET LES CLEFS :
La remise des clefs s'effectue le VENDREDI entre 17 H30 et 18 H 30
La restitution se fera le LUNDI sur rendez-vous après état des lieux en présence du bénéficiaire.
En cas de perte de clefs, il sera facturé le changement de barillet, ainsi que le nombre de jeux de clefs de la salle.

ARTICLE 6 : LES CONDITIONS D'ANNULATION
En cas d'évènement exceptionnel, la Commune se réserve la possibilité d'annuler une réservation, sans que le bénéficiaire puisse prétendre à une quelconque indemnité. Le bénéficiaire sera remboursé intégralement et pourra bénéficier d'un report de location.

CONTACTS :
ADMINISTRATIF :
Madame Monique MAREIGNER (06) 09 13 72 26 ou Madame GERARD (06) 12 96 30 84
TECHNIQUE :
Monsieur MOURRA (03) 26 48 58 94 ou Monsieur MOREAUX (03) 26 48 23 59